Las lecciones aprendidas

Durante mi carrera profesional he trabajado en varios proyectos y casi todos ellos fueron proyecto que había iniciado otro equipo y que se me ha encomendado a mi la tarea de culminarlos.

Pero el problema más frecuente con el que me he encontrado es que El material que dejó el equipo encargado de ejecutar el proyecto, hasta el momento de la transición, es insuficiente.

Esto ocurre porque, usualmente cuando se contrata un proyecto, se define lo que será el producto final, y los recursos a disposición del equipo de proyecto van orientados a resolver rápidamente los obstáculos que se presentan en el camino, sin reparar en todas las acciones que implican superar cada etapa.

Dentro de la Gerencia de Proyectos existe el término 'lecciones aprendidas', el cual es el siguiente: Una lección aprendida es todo conocimiento adquirido durante un proyecto el cual muestra cómo se abordaron o deberían abordarse en el futuro los eventos del proyecto, a fin de mejorar el desempeño.

Las lecciones aprendidas son las que hacen grandes a la empresas consultoras de ingeniería, finanzas, etc. Todo obstáculo que se presente en la ejecución de un proyecto es una oportunidad de aprendizaje para el equipo y por lo tanto, los obstáculos superados son lecciones aprendidas que deben ser documentadas.

Los obstáculos superados son 'lecciones aprendidas' que deben ser documentadas

Durante mi ejercicio profesional, además de dedicarme a ser un ingeniero de proyectos, gran parte de mi labor ha sido encargarme de la Gestión del Conocimiento, el cual es el activo intangible más importante de una organización. Documentar es la clave para rescatar un proyecto y cumplir las necesidades del cliente.

El Conocimiento es un activo intangible dentro de toda organización

Tanto el modelo PRINCE2 como el PMBOK tienen contemplados en su flujo de trabajo la documentación de las lecciones aprendidas. Es considerable la cantidad de tiempo que pierde cuando no se lleva una correcta planificación del proyecto y no se contempla el desarrollo de Reportes de Cierre, en donde se indiquen las fases que se ejecutaron para completarlo.

La buena noticia, es que no importa en qué parte del proyecto se empiece con la documentación, siempre es buena idea hacerla, porque usualmente ahorra tiempo para tareas de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, entre otros.

Y a ustedes ¿Les ha tocado culminar un proyecto que estaba a medio ejecutar? ¿Con cuales dificultades se han encontrado? ¿Cómo han logrado superarlas?

Gracias por tomarse su tiempo y espero que podamos generar una conversación fructífera en torno a este tema. Saludos.